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As reuniões são um elemento necessário para manter uma organização informada, manter a ordem e seguir na mesma direção. Quanto mais complexa for a organização, maior será a necessidade de reuniões. No entanto, pode não haver uma palavra mais desprezada nas organizações. A tradição de reuniões terríveis e de perda de tempo é a forragem para os desenhos animados e comédias de TV. O desdém pelas reuniões é tão difundido que o termo "inferno das reuniões" é um vocabulário comum em todas as organizações.

Os desafios de "Reduzir o tempo de reunião" ou "Melhorar as reuniões" são uma excelente oportunidade para fazer perguntas sobre, e explorar a cultura da sua organização em torno das reuniões. Um mergulho profundo começando com uma série de perguntas "por que" pode descobrir oportunidades para desenvolver uma cultura de reunião mais saudável, economizar tempo e tornar-se mais produtivo. Muitas vezes assumimos que as coisas precisam ser de uma certa maneira, mas se tomarmos uma perspectiva diferente, encontramos soluções que tornam nossas vidas melhores.

Envolver

Grande ideia: Encontros
Pergunta Essencial: Como podemos melhorar as nossas reuniões?
Desafio: Melhore as nossas reuniões!

Perguntas orientadoras de amostra

Estas são apenas perguntas de exemplo que encorajamos você a fazer tantas perguntas pessoais e contextuais quanto possível.

1. Porque nos vamos encontrar?
2. Porque é que nos encontramos quando nos encontramos?
3. Precisamos mesmo de nos encontrar?
4. As informações da reunião podem ser dispersas de uma maneira diferente?
5. Qual é a estrutura da reunião?
6. Existe uma maneira mais eficiente de se encontrar?
7. Será que todos entendem o propósito da reunião?
8. Há objectivos claros?
9. Existe uma estrutura organizacional clara?
10. Existe uma compreensão comum das normas de reunião?
11. Será que todos conhecem os seus papéis e responsabilidades?
12. Quais são as melhores práticas para as reuniões?
13. A pesquisa diz?
14. Etc.

* Uma vez que você brainstorm todas as perguntas organizá-los e priorizá-los.

Investigar

Orientando atividades e recursos
Estes são apenas um conjunto de exemplos de atividades e recursos e os alunos precisarão avaliar a qualidade do conteúdo. Eles não são verificados ou necessariamente suportados, apenas exemplos. Os que você escolhe devem estar em relação direta com suas questões orientadoras específicas e contexto. Atividades e recursos para adultos, adolescentes e crianças mais jovens serão diferentes. O objetivo é desenvolver soluções que significam algo em sua comunidade e são sustentáveis.

Exemplo de atividades

1. Levantamento das plataformas de reuniões para recolher os pensamentos gerais sobre as reuniões.
2. Faça uma auditoria de agenda de reuniões para identificar quantas reuniões são programadas a cada mês, as pessoas envolvidas e o tempo gasto.
3. Faça uma auditoria do conteúdo/agenda da reunião para ver que informações podem ser dispersas de forma diferente ou assíncrona.
4. Reveja a pesquisa sobre as melhores práticas de reuniões.
6. Etc.

Recursos de exemplo

1. A ciência e a ficção das reuniões
2. O Guia Condensado para a realização de Reuniões
3. Este é o número perfeito de pessoas a ter numa reunião, de acordo com a Stanford Research
4. 3 Táticas apoiadas por pesquisa para ter reuniões mais efetivas
5. A Maldição das Reuniões
6. Etc.

Síntese

Usando os resultados da pesquisa de suas investigações desenvolver uma síntese que demonstra uma compreensão clara do desafio. Para obter ajuda com a criação de uma síntese explorar este recurso.

Protótipos de soluções – usando sua síntese de pesquisa, crie várias ideias para soluções e analise cada uma delas para garantir que sua pesquisa o apoie. Compartilhe os protótipos com várias partes interessadas e obtenha feedback.

Solução – com o feedback das partes interessadas desenvolver uma solução que tem o maior potencial para o sucesso.

ATO

Implementar – desenvolva um plano para implementar a solução junto aos stakeholders e coletar dados sobre o impacto.

Avaliar – o uso de medidas quantitativas e qualitativas determina se a solução é válida e o que pode ser melhorado.

REFLETIR, DOCUMENTAR E COMPARTILHAR

Ao longo da experiência levar tempo para documentar os acontecimentos e refletir sobre o que está acontecendo para construir sobre o conhecimento prévio e identificar as perguntas futuras.

Compartilhe o que aprendeu com sua comunidade local e com o mundo. Use #CBLWorld em mídias sociais.

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